Assinaturas de E-mail
O Sincroniza permite definir modelos de assinatura de e-mail com placeholders dinâmicos e entregá-los aos funcionários através de um Serviço de Assinaturas integrado ao Outlook.
Conceito
Um modelo de assinatura é um artefato HTML construído a partir de blocos (linhas, colunas, imagens, separadores) com placeholders que são substituídos pelos dados do funcionário no momento da entrega. Modelos são atribuídos a funcionários através de Pacotes de Atribuição — a mesma estrutura que entrega grupos e licenças.
Modos do Editor
O editor de modelos oferece três modos, todos operando sobre o mesmo modelo subjacente:
| Modo | Para quem | O que oferece |
|---|---|---|
| Simples | Operador típico, sem familiaridade com HTML | Formulário guiado: campos de texto, imagem de logo, links de redes sociais. Cobre as assinaturas corporativas mais comuns. |
| Avançado | Operador que precisa personalizar layout | Editor visual em canvas, com blocos arrastáveis, controle de cores, espaçamentos e tipografia |
| HTML | Quem já tem um HTML pronto ou precisa de controle total | Edição direta do HTML, com pré-visualização e validação de placeholders |
A troca entre modos preserva o conteúdo sempre que possível.
Placeholders
Placeholders são marcadores entre chaves duplas ({{...}}) substituídos pelos dados do funcionário no momento da entrega da assinatura. Exemplos típicos:
| Placeholder | Origem |
|---|---|
{{firstName}}, {{lastName}}, {{fullName}} | Nome do funcionário |
{{email}} | E-mail corporativo |
{{jobTitle}} | Cargo |
{{department}} | Departamento |
{{phone}}, {{mobilePhone}} | Telefones |
{{customField1}} … {{customField15}} | Campos personalizados do RH |
Quando o valor não está disponível para um funcionário, o placeholder é substituído por uma string vazia (ou pelo fallback configurado no bloco).
Atribuição
Modelos são entregues a funcionários através de Pacotes de Atribuição:
- Crie ou edite o modelo em Automação → Assinaturas de E-mail
- Inclua o modelo como recurso em um Pacote de Atribuição
- Vincule o pacote a uma Regra de Atribuição (por departamento, cargo, etc.)
- Os funcionários elegíveis recebem o modelo automaticamente
Apenas um modelo por funcionário é entregue ativamente. Em caso de múltiplas regras atribuindo modelos diferentes, a regra de maior prioridade prevalece.
Serviço de Assinaturas (Signature Server)
A entrega ao Outlook é feita por um serviço separado, registrado em Configurações → Serviço de Assinaturas de E-mail. O serviço:
- Recebe o manifesto de modelos do Sincroniza
- Hospeda o add-in que roda no Outlook (Windows, Mac, Web)
- Aplica o modelo correto para cada usuário no momento da composição
Quando habilitado, o caminho legado de entrega via Exchange Online pode ser usado como alternativa para clientes onde o add-in não está disponível.
Boas Práticas
Recomendações
- Comece pelo modo Simples e migre para o Avançado apenas se precisar de layout fora do padrão.
- Use campos personalizados para variações regionais (matriz vs filial, idioma local), em vez de criar dezenas de modelos quase idênticos.
- Teste com um Pacote de Atribuição restrito (ex.: regra que só atinge funcionários de teste) antes de habilitar para a organização.
- Mantenha o logo como URL absoluta — imagens em base64 inflam o e-mail; arquivos hospedados são mais leves.
Próximos Passos
- Assinaturas de E-mail (Admin) - Configuração e operação
- Pacotes de Atribuição - Como o modelo é entregue
- Funcionários - Origem dos dados que populam os placeholders