Aprovações

O sistema de Aprovações do Sincroniza permite que operações de identidade sejam revisadas por humanos antes de serem executadas, quando o conjunto de ações sai do que está pré-aprovado pela configuração.

O que são Aprovações?

Aprovações são um mecanismo de controle que:

• Agrupa ações relacionadas em lotes
• Associa cada lote a um motivo estruturado (código + contexto)
• Envia notificações de e-mail para os destinatários configurados
• Permite aprovar ou rejeitar o lote inteiro
• Mantém registro de quem aprovou, quando e com qual comentário

Quando um Lote é Criado?

Um lote de aprovação é gerado quando o sistema, ao planejar ações para um funcionário ou evento, encontra ao menos um dos motivos abaixo. Os motivos são registrados de forma estruturada, o que permite exibir os e-mails e a interface no idioma de cada pessoa sem perder a precisão histórica:

Motivo	Quando dispara	Informação adicional
Aprovação manual necessária	Um ou mais tipos de ação no lote não estão na lista de auto-aprovação	Os tipos de ação que exigiram revisão
Proteção contra volume excessivo	O número total de ações atinge ou ultrapassa o limite configurado de proteção contra operações em massa	A contagem de ações e o limite configurado
Outro	Motivo específico do domínio (ex.: desligamento)	Descrição textual do motivo

Lista de auto-aprovação

Ações que estão na lista de auto-aprovação são executadas imediatamente, mesmo quando aparecem no mesmo lote que ações que exigem revisão manual. O lote então passa a conter apenas as ações que realmente precisam de revisão.

flowchart TD
    START([Ações criadas]) --> POLICY{Avaliação de políticas}

    POLICY -->|Volume excede limite| CREATE
    POLICY -->|Tipo requer aprovação| CREATE
    POLICY -->|Nenhum gatilho| AUTO[Execução automática]

    CREATE[Criar lote de aprovação] --> GROUP[Agrupar ações relacionadas]
    GROUP --> NOTIFY[Enviar notificação por email]

    NOTIFY --> PENDING([Lote pendente])

    PENDING --> REVIEWER[Revisor acessa sistema]
    REVIEWER --> REVIEW[Revisar detalhes do lote]

    REVIEW --> DECISION{Decisão}

    DECISION -->|Aprovar| APPROVE_ALL[Aprovar lote]
    DECISION -->|Rejeitar| REJECT_ALL[Rejeitar lote]

    APPROVE_ALL --> EXECUTE[Executar ações aprovadas]
    REJECT_ALL --> CANCEL[Cancelar ações]

    AUTO --> EXECUTE
    EXECUTE --> AUDIT[Registrar auditoria]
    CANCEL --> AUDIT
    AUDIT --> END([Fim])

    classDef startEnd fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px
    classDef process fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:2px
    classDef decision fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px

    class START,END,PENDING startEnd
    class CREATE,GROUP,NOTIFY,REVIEWER,REVIEW,APPROVE_ALL,REJECT_ALL,EXECUTE,CANCEL,AUDIT,AUTO process
    class POLICY,DECISION decision

Figura 1: Processo de aprovação de ações

Tipos de Lote

Cada lote tem um tipo que descreve a origem do trabalho. O tipo dirige o título e a descrição exibidos no e-mail e na interface:

Tipo de Lote	Origem
Sincronização de RH	Sincronização periódica do RH
Desligamento	Fluxo de desligamento automático
Avaliação de Regras	Reavaliação de regras de atribuição
Reversão de Ação	Reversão de ações
Conta Vinculada	Vinculação de uma conta descoberta a um funcionário
Conta Reativada	Conta reabilitada
Provisionamento AD	Provisionamento de conta no Active Directory
Provisionamento Entra	Provisionamento de conta no Entra ID
Provisionamento Manual	Provisionamento solicitado manualmente por um operador

Estados do Lote

Estado	Descrição
Pendente	Aguardando revisão por um aprovador
Aprovado	Lote aprovado — ações foram (ou estão sendo) executadas
Rejeitado	Lote rejeitado — ações canceladas
Cancelado	Lote cancelado, geralmente porque todas as ações foram substituídas por ações mais recentes

Sobre cancelamento automático

Quando todas as ações de um lote são substituídas — porque os dados do RH mudaram novamente antes da aprovação — o lote é fechado automaticamente. Esse é um caso especial do estado Cancelado, não um estado separado.

Fluxo de Aprovação

1. Criação do Lote

Durante a sincronização ou um fluxo automatizado, o sistema:

1. Planeja as ações para o funcionário ou evento
2. Aplica a lista de auto-aprovação — ações elegíveis são marcadas para execução imediata
3. Se sobrarem ações que exigem revisão, ou se o lote ultrapassar o limite de proteção em massa, cria um lote de aprovação com o tipo e o motivo apropriados
4. Envia e-mail de notificação aos destinatários configurados, no idioma e fuso de cada destinatário

2. Revisão

O revisor abre o lote em Aprovações e vê:

• Título e descrição do lote (gerados a partir do tipo e do contexto)
• Motivo de aprovação (gerado a partir do motivo estruturado e do contexto)
• Lista de ações com detalhes
• Funcionário afetado e contas envolvidas

3. Decisão

O revisor escolhe entre:

• Aprovar — ações são executadas imediatamente; o lote passa a Aprovado
• Rejeitar — ações são canceladas; o lote passa a Rejeitado

Comentários podem ser adicionados em qualquer decisão para registro auditável.

Substituição de Ações

Se os dados do RH mudarem enquanto um lote aguarda aprovação:

1. As ações afetadas são marcadas como Substituídas
2. Novas ações são criadas com base nos dados atuais
3. Se todas as ações de um lote forem substituídas, o lote é fechado como Cancelado

Isso garante que o estado mais recente prevaleça e que aprovadores não revisem informações obsoletas.

Expiração

Por padrão, lotes não expiram. Eles permanecem pendentes até que:

• Sejam aprovados ou rejeitados
• Todas as ações sejam substituídas (cancelamento automático)
• Sejam cancelados manualmente

Notificações

E-mails de notificação são enviados aos destinatários configurados em Configurações → Notificações:

• Renderizados no idioma de cada destinatário
• Horários exibidos no fuso configurado por destinatário
• Contêm o motivo estruturado e o link para a revisão

Auditoria

Cada lote registra:

• Quem aprovou ou rejeitou
• Data/hora da decisão
• Comentários adicionados
• Resultado de cada ação executada

Boas Práticas

Recomendações

1. Revise prontamente: lotes pendentes acumulam e atrasam fluxos automatizados.
2. Comece restritivo, depois ajuste: deixe a lista de auto-aprovação curta no início e amplie conforme ganhar confiança.
3. Configure múltiplos aprovadores: não dependa de uma única pessoa.
4. Use comentários: documente o motivo da aprovação ou rejeição.
5. Calibre o limite de proteção em massa: muito baixo gera muitos lotes; muito alto reduz a proteção.

Próximos Passos

• Fluxos de Aprovação - Configure gatilhos e lista de auto-aprovação
• Revisando Aprovações - Guia de uso para revisores
• Notificações - Idioma e fuso por destinatário